BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Jika kita
mendengar kata-kata vital, terlintas dibenak kita bahwa hal tersebut merupakan
sesuatu yang sangat “urgent” dan berdampak kepada suatu sistem. Seperti
kita ketahui bahwa sistem tidak akan berjalan apabila salah satu dari sub-sub
sistem tidak bekerja secara baik. Hal ini dapat dicontohkan dengan sosok tubuh
manusia, di mana manusia tidak dapat hidup secara normal apabila salah satu
organ tubuhnya (sebagai sub sistem) terganggu atau mengalami kerusakan. Dari
sekian banyak organ tubuh manusia, tidak semua merupakan organ yang vital.
Seperti contoh, organ mata, sepintas keberadaan mata pada manusia telah menjadi
kebutuhan untuk hidup (melihat dan membaca), namun bila kita kaji lebih dalam
lagi, maka organ mata tersebut bukanlah merupakan penghalang. Terbukti tidak
sedikit manusia yang organ matanya tidak berfungsi, mampu melakukan aktivitas
sebagaimana halnya manusia yang lain.[1]
Yang merupakan salah satu contoh organ tubuh yang sangat vital adalah jantung
dan otak. Karena jika jantung dan otak itu rusak, cedera atau terjadi sesuatu
hal yang menimbulkan kerusakan maka hal itu dapat berakibat buruk kepada
manusia, karena akan mengakibatkan sub sistem lain pada organ tubuh manusia
tidak dapat bekerja dengan maksimal, dan akhirnya akan mengakibatkan kematian.[2]
Begitu halnya
dengan keberadaan arsip vital yang ada di setiap instansi atau organisasi. Di
mana pada saat ini semakin menuntut urgent-nya
informasi bagi setiap organisasi, baik organisasi pemerintah maupun swasta.
Keseluruhan kegiatan organisasi pada
mulanya membutuhnya informasi. Salah satu sumber informasi yang penting, yang
dapat menunjang proses kegiatan
administrasi maupun sebagai bukti transaksi kegiatan organisasi adalah
arsip (record). Informasi-informasi
tersebut biasanya berbentuk sebuah data-data yang berwujud arsip maupun
dokumen dari sebuah organisasi maupun instansi yang bersangkutan. Sebagaimana
dalam undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip ialah rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
masyarakat, berbangsa dan bernegara.[3]
Menurut
Muhammad Rustam, arsip merupakan memori korporat bagi organisasi yang
menciptakannya. Arsip memberikan bukti bagi tindakan, keputusan dan komunikasi serta merupakan bahan akuntabilitas dari
instansi yang memilikinya. Arsip lebih dari sekedar berisi data karena arsip
merupakan bukti dari tindakan dan keputusan. Untuk dianggap sebagai arsip,
suatu dokumen harus memiliki isi, struktur dan konteks. Suatu arsip yang
memiliki atribut ini disebut arsip yang lengkap. Namun demikian, agar dapat
dijadikan bukti, arsip tidak hanya harus lengkap, tetapi juga dapat diakses,
reliable, otentik, akurat dan tidak dapat diganggu gurat.[4]
Arsip yang tercipta merupakan indikasi bagi
organisasi bahwa kegiatan administrasinya tetap berjalan. Arsip yang tercipta
akan dikelola oleh organisasi untuk menunjang kegiatan organisasi. Selain itu
dalam Terminologi Kearsipan Nasional yang diterbitkan oleh ANRI tahun
2002, menyatakan bahwa arsip merupakan informasi yang tercipta, diterima, dan
dipelihara sebagai bukti dan informasi oleh sesuatu organisasi dan perseorangan
dalam rangka memenuhi kewajiiban hukum atau transaksi kerjanya.[5]
Informasi merupakan sesuatu yang
dapat memberikan pemahaman, baik berupa komunikasi tertulis, lisan, foto, seni,
musik, atau segala sesuatu yang bisa diamati. Dalam dunia akademis, orang
memfokuskan informasi sebagai bahan yang disimpan dan dapat mendidik kita dalam
memahami dunia dengan lebih baik. Informasi dapat didokumentasikan dalam bentuk
apa saja yang kemudian dirujuk sebagai sarana pemahaman dan untuk menciptakan
informasi baru. Jumlahnya banyak sekali dan sering sulit dicari kembali, tentu
saja untuk menafsirkan informasi ini penuh tantangan.[6]
Salah satu
informasi terekam yang dikenal banyak orang adalah dalam bentuk atau istilah
kata yang disebut “arsip” istilah kata ini berhubungan erat dengan kegiatan
sehari-hari yang dijalani banyak. Misalnya surat menyurat antar kantor, surat
perjanjian jual beli di antara pelaku bisnis, bukti pembayaran PBB (Pajak Bumi
dan Bangunan), rekening pembayaran listrik, daftar nilai semester mahasiswa di
suatu perguruan tinggi, dan lain sebagainya. Kegiatan yang dilakukan akan
berhubungan dengan kertas atau media lain, yang mengandung informasi dan
mencakup rentang waktu tetentu, baik kegiatan yang baru terjadi maupun rentang
waktu kegiatan yang sudah lama terjadi.[7]
Begitu pula
dengan arsip yang sifatnya sangat penting bagi keberlangsungan sebuah
organisasi atau lembaga, yaitu arsip vital. Informasi yang terkandung di dalam
arsip vital apapun bentuk ukurannya, seperti yang tercantum dalam definisi arsip vital menurut lampiran
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005 tentang
pedoman perlindungan, pengamanan dan penyelamatan dokumen atau arsip vital
negara bahwa dokumen/arsip vital negara
untuk selanjutnya disebut arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting
dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung
informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta asset (kekayaan)
instansi. Jika dokumen atau arsip vital hilang tidak dapat diganti dan
mengganggu atau menghambat keberadaan dan pelaksanaan kegiatan instansi atau
lembaga itu sendiri.[8]
Menurut Ira A.
Penn dalam bukunya record management yang di kutip oleh Suhardo
Soerotani Arsip vital adalah arsip dinamis yang sangat penting dan
mempunyai fungsi berkelanjutan baik sebelum pada saat maupun setelah keadaan
darurat. Arsip tersebut harus dilindungi dengan baik karena arsip tersebut
memberikan perlindungan hak dan kepentingan organisasi, pegawai, para pimpinan
dan public (pihak-pihak yang berkepentingan lainnya). Sedangkan menurut
Betty R. Ricks dalam Suhardo Soerotani mengartikan arsip vital adalah arsip
dalam bentuk media apapun yang esensinya berkaitan dengan kelangsungan hidup
organisasi dan keberadaannya bisa di central file maupun di records
center. Arsip vital memberikan perlindungan hak dan kepentingan organisasi,
pegawai para pimpinan/pemegang kebijakan. Keberadaan arsip vital biasanya di
unit kerja atau central file namun juga tidak menutup kemungkinan arsip
vital berupa arsip dinamis inaktif yang disimpan dipusat arsip (record
center). Maka diibaratkan bahwa arsip vital adalah darah kehidupan
organisasi yaitu hilangnya arsip vital akan berakibat darah dalam tubuh
organisasi berhenti sehingga dapat mengakibatkan collapse atau bahkan
mati tidak dapat melaksanakan fungsi dan tugasnya, kehilangan hak-hak yang
dimilikinya.[9]
Arsip vital
merupakan arsip dinamis yang memerlukan perlakuan khusus baik dalam hal
pengamanan maupun perlindungan karena informasi yang dimilikinya sangat terkait
dengan keberadaan dan kelangsungan organisasi itu sendiri. Oleh karenanya, tidak
ada alasan apapun bagi organisasi untuk mengabaikan keberadaan arsip vital ini.[10]
Arsip vital atau vital records adalah arsip yang penting bagi kegiatan
instansi atau perusahaan. Arsip vital disebut juga arsip kelas 1. Arsip vital
dapat berwujud berbagai media, seperti kopi makas (hard copy), media
magnetis, mikrobentuk atau bentuk mikro (microform), dan cakram optic (optical
disc). Apapun bentuk mediannya atau tingkat hidupnya, informasi yang
terekam dalam rekod vital diperlukan demi kelangsungan instansi atau
perusahaan.[11]
Oleh sebab itu, karena arsip vital merupakan arsip yang penting dan merupakan
arsip tingkat atau kelas satu untuk kelangsungan aktivitas suatu organisasi
maka perlu adanya proteksi atau perlindungan terhadap arsip vital.
Kesadaran akan
pentingnya perlindungan arsip vital sebagai “darah”-nya organisasi diharapkan
mampu mencegah timbulnya risiko yang berupa kerugian atau hilangnya kesempatan
memperoleh keuntungan oleh organisasi maupun perusahaan. Setiap organisasi
menyadari bahwa upaya perlindungan terhadap arsip vital diharapkan mencegah
segala risiko kerugian yang lebih luas, bukan lagi kepentingan unit kerja
tetapi juga organisasi. Salah satu cara mengantisipasi hal tersebut maka
diperlukan suatu perencanaan terhadap perlindungan arsip vital. Metode
perlindungan arsip vital ini dipersiapkan tidak hanya sebelum terjadinya
bencana, tetapi juga bagaimana memulihkan arsip vital setelah terjadinya
bencana.[12]
Berdasarkan hal di atas, maka menjadi alasan bagi penulis untuk membahas bagaimana proteksi arsip vital pada Badan
Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta. Hal tersebut menjadikan Penulis tertarik untuk membahas hal di atas,
sehingga penulis mengambil judul makalah “Proteksi Arsip Vital pada
Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta”.
B.
Rumusan
Masalah
Dari paparan
latar belakang di atas maka rumusan masalah ini adalah bagaimana proteksi arsip
vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa
Yogyakarta. Untuk menjawab rumusan masalah
tersebut maka perlu dirumuskan beberapa pertanyaan yang meliputi:
1.
Bagaimanakah
proteksi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah
Istimewa Yogyakarta?
2.
Bagaimana
ciri-ciri dan fungsi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
(BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta?
3.
Faktor-faktor
apa yang mempengaruhi penetapan metode arsip vital pada Badan Perpustakaan dan
Asrip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta?
4.
Bentuk-bentuk metode
seperti apakah yang digunakan untuk melindungi arsip vital pada Badan
Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta?
5.
Bagaimanakah
proteksi arsip elektronik vital pada Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD)
di Daerah Istimewa Yogyakarta?
C.
Tujuan
Pembahasan
Berdasarkan
rumusan masalah di atas, maka secara umum makalah ini bertujuan untuk
memperoleh informasi tentang “bagaimana proteksi arsip vital pada
Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta. Adapun yang menjadi khusus tujuan dalam
makalah ini adalah untuk mengetahui tentang:
1.
Untuk
mengetahui proteksi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD)
di Daerah Istimewa Yogyakarta.
2.
Untuk
mengetahui ciri-ciri dan fungsi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta.
3.
Untuk
mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi penetapan metode arsip vital pada
Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta.
4.
Untuk
mengetahui bentuk-bentuk metode yang digunakan untuk melindungi arsip vital
pada Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta.
5.
Untuk
mengetahui proteksi arsip elektronik vital pada Badan Perpustakaan dan Asrip
Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta.
D.
Manfaat Penelitian
Dalam penelitian
ini yang dilakukan pasti ada beberapa manfaat (teori dan praktis) yang
diharapkan bagi diri sendiri, maupun lembaga. Adapun manfaat yang
diharapkan dalam penelitian ini adalah:
1.
Manfaat
Teori
Secara
teori pembahasan ini diharapkan dapat menjadi referensi tambahan yang
memberikan manfaat kepada pembaca untuk mengetahui bagaimana
proteksi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD) di Daerah
Istimewa Yogyakarta. Serta menjadi bahan
kajian untuk arsiparis dalam menjalani tugasnya sebagai arsiparis khususnya.
2.
Manfaat Praktis
a.
Penulis
Menjadi pengetahuan bagi penulis
pribadi tentang bagaimana melindunigi arsip vital tersebut dan
sebagai modal pengetahuan serta menambah pengalaman untuk melindungi arsip
dengan baik di masa yang akan datang.
b.
Arsiparis
Untuk dapat menjadi bahan masukan,
khususnya dalam menjalankan tugasnya di badan arsip, serta sebagai sarana
mengaplikasikan metode-metode dalam melindungi arsip sebelum terjadi bencana.
c.
Bagi
Pasca Sarjana UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
Sebagai bahan acuan bagi mahasiswa
program studi interdisciplinary Islamic studies konsentrasi ilmu perpustakaan dan
informasi di masa yang akan datang dalam menyelesaikan tugasnya apabila mengambil tema yang sama.
BAB II
LANDASAN TEORI
A.
Pengertian
Proteksi Arsip Vital
1.
Pengertian
Proteksi
Menurut Betty
R. Ricks dalam Krihanta proteksi arsip vital merupakan tindakan preventif yang
dilakukan sebelum terjadinya suatu peristiwa yang berdampak kepada rusak dan
musnahnya arsip. Harus diakui bahwa setiap proteksi yang baik dan aman selalu
membutuhkan biaya yang besar dan waktu yang lebih lama karena memerlukan tenaga
operasional yang terus-menerus secara intensif melaksanakan tugasnya.[13]
Terdapat
beberapa kriteria dalam melakukan proteksi arsip vital, yaitu sebagai berikut:[14]
a. Memperioritaskan fisik arsip vital agar tetap
utuh tersimpan dan terselamatkan oleh organisasi dari segala bencana.
b. Informasi arsip vital tersimpan pada setiap
satuan unit kerja yang senantiasa memanfaatkan arsip vital tersebut.
c. Mudah melakukan pemulihan terhadap arsip vital
apabila terjadi suatu bencana.
d. Apapun tingkat perkembangan arsip vital, tetap
dilakukan secara khusus.
2.
Pengertian
Arsip Vital
Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.[15]
Arsip merupakan sumber informasi utama bagi kehidupan pemerintah maupun swasta,
karena menyediakan dasar untuk merumuskan, menerapkkan dan menjaga agar suatu
kebijakan itu efektif, menjaga akuntabilitas, melindungi hak karyawan dan
warganegara serta melestarikan kesinambungan pengetahuan sepanjang masa.[16]
Selain itu yang dimaksud arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima
oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintahan dalam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.[17]
Sedangkan
arsip vital pada dasarnya berasal dari arsip dinamis yang memerlukan pengamanan
dan perlindungan secara khusus karena informasi dalam arsipnya sangat
menentukan kelangsungan bagi setiap organisasi. Adapun pengertian arsip vital
yang dikemukakan oleh pakar kearsipan dalam bukunya Krihanta, yaitu sebagai
berikut:[18]
a. Ira Penn mengatakan arsip vital adalah arsip
dinamis yang esensial dan mempunyai fungsi berkelanjutan pada suatu prganisasi,
baik sebelum maupun sesudah adanya keadaan darurat (emergency) dan arsip
tersebut harus dilindungi secara baik karena terkait dengan organisasi,
pekerja, pimpinan sebagai penentu kebijakan, konsumen dan masyarakat.
b. Marry Robek, arsip vital sama dengan arsip
tingkat kelas satu, merupakan arsip yang diperlukan untuk kelangsungan
aktivitas suatu organisasi setelah adanya suatu keadaan darurat.
c. Sulistyo-Basuki, arsip vital adalah arsip
dinamis yang vital bagi jalannya sebuah instansi atau perusahaan karena tanpa
arsip vital, instansi atau perusahaan tidak akan dapat beroperasi. Arsip
dinamis vital ini juga melindungi asset dan kepentingan instansi atau
perusahaan serta perorangan bila terjadi bencana.
d. William Saffady, arsip vital adalah arsip
tertentu yang berisi informasi yang sangat diperlukan bagi kelangsungan misi
kegiatan penting, yaitu proses bisnis/kegiatan dan aktivitas penting bagi
pencapaian tujuan dan kewajiban organisasi.
Berdasarkan pengertian arsip vital dari
beberapa ahli di atas, dapat dilihat adanya beberapa aspek penting dari arsip
vital, yaitu:[19]
1)
Aspek Fungsi
Dalam konteks
arsip vital maka informasinya masih berfungsi dinamis, yaitu arsip yang
informasinya masih dipergunakan secara langsung oleh organisasi pencipta arsip
dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Disebut dinamis karena arsip tersebut
senantiasa berfungsi dan dipergunakan untuk kepentingan operasional ataupun
aktivitas suatu organisasi, yaitu sebagai alat dasar manajemen yang meliputi
kepentingan administrasi, hukum, keuangan, penelitian, pendidikan atau ilmu
pengetahuan. Oleh sebab itu, di dalam beberapa pengertian tentang arsip vital,
aspek fungsi arsip ini senantiasa diutamakan bahkan hampir semua pendapat
menyebutkan keberadaan fungsi arsip ini dengan pemilihan kata dan fungsi yang
berkelanjutan bagi organisasi, kepentingan operasional organisasi maupun
kelangsungan kegiatan organisasi.
2)
Aspek Situasi
Dalam konteks
arsip vital, keberadaan informasi haruslah ada dalam situasi apapun selama
organisasi itu ada. Oleh sebab itu, keberadaan arsip tersebut harus senantiasa
ada, apa dan bagaimanapun peristiwanya, tidak terkecuali adanya situasi
bencana. Bahkan situasi bencana merupakan pendorong bagi organisasi untuk
berusaha bagaimana supaya arsipnya senantiasa tetap ada dalam situasi
bagaimanapun yang dialami oleh organisasi.
3)
Aspek Risiko
Aspek risiko
akan mudah dicerna dan dipahami apabila kita mencoba melakukan pendekatan dari
segi pembiayaan. Menganalisis besarnya biaya untuk mendapatkan/mencipta arsip
ataupun memelihara arsip, bagaimana risiko yang ditimbulkan dari upaya untuk
mendapatkan/menciptakan arsip ataupun apabila kita bandingkan dengan memelihara
arsip. Dari analisis tersebut maka diharapkan akan diketahui dampak risiko yang
ditimbulkan apabila kita mengabaikan keberadaan arsip vital tersebut.
Selanjutnya menurut Mirmani, agar dapat
melindungi arsip vital secara tepat, layak dilakukan dengan perencanaan yang
matang, dengan melakukan analisis resiko atau juga dapat disebut dengan
perkiraan risiko. Dalam hal ini menentukan dan mengevaluasi risiko yang dapat
menyebabkan kerusakan, kehancuran atau kehilangan arsip hasil analisis risiko
dapat digunakan sebagai dasar perlindungan terhadap arsip vital serta penetapan
pengelolaan arsip lainnya. Analisis risiko dilakukan dengan cara melihat jenis
ancaman bahaya yang kemungkinan menyebabkan kerusakan atau kehilangan informasi.
Beberapa jenis ancaman adalah bahaya kerusakan, hilang, pemalsuan dan
penyingkapan.[20]
B.
Ciri-Ciri Dan
Fungsi Arsip Vital
Dengan
mengetahui ciri-ciri maupun fungsi arsip vital ini sesungguhnya akan lebih
mempermudah bagi arsiparis untuk mengantisipasi bentuk perlindungan dan
pengamanan apa saja yang akan dilakukan terhadap arsip vital. Adapun ciri-ciri
dan fungsi arsip vital ini adalah sebagai berikut:[21]
1.
Ciri-Ciri
Arsip Vital
1.
Harus ada demi
kelangsungan hidup organisasi
2.
Fisik dan
informasinya memerlukan perlindungan dan pengamanan
3.
Fisik arsipnya
tidak dapat tergantikan
4.
Merupakan
asset bagi organisasi
5.
Memiliki
fungsi dinamis
6.
Diklasifikasikan
sebagai arsip tingkat/kelas satu
Jadi, berdasarkan ciri-ciri yang telah
disebutkan di atas dapat disimpulkan, bahwa arsip vital harus benar-benar
bernilai guna untuk kelangsungan hidup organisasi, yang secara proporsional
untuk kepentingan pertanggungjawaban dalam situasi apapun
2.
Fungsi Arsip
Vital
a.
Arsip vital
sebagai memori organisasi
Segala
aktivitas yang dilakukan organisasi senantiasa akan terekam, sebagian kecil
informasi yang terekam tersebut merupakan dasar kebijakan dan strategi bagi
organisasi pada masa-masa yang akan datang selama organisasi ada. Sebagai asset
organisasi maka arsip vital mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan
organisasi dalam rangka pengambilan suatu kebijakan strategis, mulai dari
penentuan masalah, mengembangkan dan menilai alternative serta memecahkan
masalah.
b.
Arsip vital
sebagai bukti hukum dan menunjang litigasi
Dalam
kaitannya dengan aspek hokum, sering kali dibutuhkan legalitas pengakuan
terhadap keberadaan sesuatu. Legalitas pengakuan salah satunya dapat dilihat
dan dibuktikan dari arsip yang diciptakan sebagai informasi yang terekam dalam
bentuk atau media apapun. Dan apabila arsip-arsip tersebut semakin banyak
diperlukan dan dipergunakan dalam kaitannya dengan hukum terutama di pengadilan
maka semakin jelaslah jika arsip vital yang demikian dapat dipergunakan dalam
menunjang litigasi.
c.
Arsip vital sebagai
asset untuk melindungi kepentingan hak pribadi maupun hak lainnya.
Artinya arsip
vital akan mampu melindungi hak pribadi organisasi sekaligus menjamin
organisasi untuk memanfaatkan hak-hak lainnya, termasuk diantaranya hak untuk
memelihara aktivitas hubungannya dengan pihak lain.
C.
Faktor-Faktor
Yang Mempengaruhi Penetapan Metode Arsip Vital
Ada tiga (3)
faktor yang berperan mempengaruhi seleksi ataupun pemilihan metode proteksi
arsip vital, yaitu sebagai berikut:[22]
1.
Kebutuhan
Akses
Kebutuhan
akses arsip vital harus disesuaikan dengan kepentingan organisasi, misalnya
arsip-arsip vital yang terkait dengan pembuktian ataupun kepentingan hukum
harus disajikan fisik arsip vitalnya, berbeda dengan arsip vital yang di luar
kepentingan pembuktian hukum, mungkin bisa disajikan dalam bentuk yang lain.
Pengguna tidak harus memanfaatkan arsip vital secara fisik, tetapi juga dengan
sarana bantu elektronik, di mana informasi hanya ditampilkan dalam tayangan
computer ataupun media lain, namun informasi tersebut tetap dapat dibuatkan hard-copy-nya.
2.
Lamanya Masa
Simpan
Tidak semua
arsip vital akan disimpan selamanya, informasi arsip vital akan menurun begitu
tercipta informasi arsip yang baru dan ditetapkan sebagai arsip vital. Dan perbedaan
masa simpan arsip vital bisa berimbas kepada bentuk proteksi arsip vital yang
dipilih sesuai dengan masa simpan dari setiap arsip vital. Bagi arsip vital
yang memiliki masa simpan yang lebih cepat lambat laun informasinya bisa
ditampilkan dalam bentuk asli, begitu pula sebaliknya bagi informasi arsip
vital yang masa simpannya lebih lama dapat ditampilkan dalam bentuk kopi dan
bukan asli
Ada 2 (dua)
macam penyimpanan, yaitu penyimpanan warkat yang belum selesai di proses (file
pending) dan penyimpanan warkat yang sudah diproses (file tetap),
yaitu sebagai berikut:[23]
a.
Penyimpanan
Sementara (File Pending)
File pending atau file tindak
lanjut (follw-up file) adalah file yang digunakan untuk penyimpanan
sementara sebelum suatu warkat selesai diproses. File ini terdiri dari map-map
yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan. Setiap bulan
terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan yang sedang berjalan,
31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan
ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan yang jumlahnya 12.
Warkat yang dipending ampai waktu tertentu misalnya dapat dimasukkan dalam map
di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah selesai diproses barulah
warkat yang dipending itu disimpan pada file penyimpanan.
b.
Penyimpanan
Tetap (Permanent File)
Langkah-langkah
atau prosedur penyimpanan adalah sebagaimana disajikan di bawah ini:
1)
Pemeriksaan
Langkah ini
adalah langkah persiapan menyimpan warkat dengan cara memeriksa setiap lembar
warkat untuk memperoleh kepastian bahwa warkat-warkat bersangkuta memang sudah
siap untuk disimpan. Bilamana terdapat warkat yang belum ditandai “siap untuk
disimpan” sebagaimana tanda yang umum digunakan kantor atau unit kerja
bersangkutan, maka surat tersebut harus dimintakan dulu kejelasannya.
2)
Mengindeks
Mengindeks
adalah pekerjaan menentukan pada nama apa atau subjek apa, atau kata tangkap
lainnya, surat akan disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung pada sistem
penyimpanan yang dipergunakan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama
pengirim. Kata tangkap pada sistem numeric adalah angka, pada sistem geografis
adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk dan anama tempat teralamat
untuk surat keluar. Kata tangkap pada sistem subjek adalah perihal atau isi
surat.
3)
Memberi Tanda
Langkah ini
lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi
tanda garis atau lingkaran dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah
ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks. Tanda yang dicantumkan
menunjukkan juga nomor unit masing-masing kata tangkap. Dengan adanya tanda ini
maka surat akan mudah disortir dan disimpan.
4)
Menyortir
Menyortir
adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan ke langkah terakhir yaitu
penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang
banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan terlebiih
dahulu sesuai dengan pengelompokan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
5)
Menyimpan
Langkah
terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen sesuai dengan sistem
penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan. Ada 4 sistem standar yang sering
dipilih salah satu sebagai sistem penyimpanan, yaitu sistem abjad, geografis,
subjek dan numeric.
3.
Kualitas Fisik
Arsip
Setiap arsip
vital yang dimanfaatkan oleh pengguna apabila disajikan dalam bentuk yang asli,
maka lambat laun fisik arsip vital tersebut juga mengalami penurunan dari segi
kualitas. Fisik arsip cenderung rusak akibat aktivitas yang dilakukan oleh
sipengguna arsip vital. Untuk mengatasinya perlu dipertimbangkan cara bagaimana
menghindari adanya kerusakan tersebut.
D.
Bentuk-Bentuk Metode
Perlindungan Arsip Vital
Pemilihan
terhadap metode perlindungan arsip vital ataupun proteksi arsip vital merupakan pekerjaan perencanaan yang
memerlukan ke hati-hatian dan kecermatan dari penanggung jawab program arsip
vital karena hal ini terkait keberadaan fisik arsip vital dalam suatu
organisasi. Beberapa cara proteksi arsip vital di antaranya sebagai berikut:[24]
1.
Duplikasi (duplication)
Duplikasi atau
penggandaan merupakan salah satu cara untuk membuat salinan arsip aslinya serta
mengantisipasi keberadaan arsip yang hilang serta sebagai sarana pencegahan.
Ketika kita menduplikasi hal yang harus kita perhatikan yaitu bentuk duplikat,
ada duplikatnya atau tidak waktu pembuatan duplikat, pembuatan duplikat di mana
dan berapa kalikah pemutakhiran (updating) dilakukan?.[25]
2.
Pemencaran
Cara
pemencaran ataupun penyebaran arsip vital dilakukan untuk mengantisipasi
terjadinya bencana yang mengakibatkan kerusakan arsip vitalnya. Pemencaran
tempat penyimpanan arsip vital disarankan berjarak kurang lebih 5 mil, dengan
asumsi bencana tidak diharapkan terjadi di tempat yang berbeda. Terdapat
beberapa cara pemencaran/penyebaran arsip vital yang bisa dilakukan yaitu
sebagai berikut:
a.
Exiting
dispersal, pemencaran atau penyebaran arsip vital telah
diprogramkan sehingga saat duplikasi sudah diketahui jumlah atau tempat
penyimpanan arsip yang disimpan di tempat lain.
b.
Improvised
dispersal, pemencaran atau penyebaran arsip vital dibuat
akibat adanya situasi atau kebutuhan organisasi sehingga penambahan duplikasi
dapat terjadi di luar rencana terutama pada tempat yang terpisah.
c.
Pemindahan (transfer),
sumber asli arsip vital dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip vital (records
central), biasanya yang dipindahkan dari tempat semula adalah arsip vital
dinamis inaktif.
d.
Peralatan khusus
(vaulting), peralatan khusus yang dimaksud adalah sarana
penyimpanan yang tahan api, tahan air serta tahan benturan keras sehingga
memberikan perlindungan dari bahaya (hazard) terbuat dari besi (vauts)
jika perlu berada dalam lokasi ruang bawah tanah.
e.
Penyimpanan di
pusat arsip (records center), records center sebagai tempat
penyimpanan arsip vital karena memiliki kemampuan untuk menyimpan arsip-arsip
yang disimpan dalam jangka waktu yang lama, termasuk adanya jaminan keamanan
fisik dan informasi karena bangunannya telah dirancang ksusus sesuai konstruksi
tahan bencana.
Bentuk perlindungan yang lain adalah melakukan
preventif terhadap kerusakan arsip jika perlu dibuatkan prosedur
mengenai hal tersebut, sebagaimana dikemukakan oleh Patricia E. Wallace dalam
Krihanta ketika mengemukakan bentuk-bentuk yang dianjurkan dalam melakukan
perlindungan arsip, misalnya berikut ini:[26]
No
|
Ancaman Bahaya
|
Perlindungan yang Dianjurkan
|
1
|
Pencurian
|
Menggunakan sistem keamanan
|
2
|
Penempatan yang salah
|
Membatasi jalan masuk arsip ke penyimpanan
arsip yang asli
|
3
|
Kebocoran informasi
|
Membatasi pengguna yang mengakses arsip
|
4
|
Air
|
Jangan menyimpan arsip vital di area lantai
dasar serta memeriksa secara rutin kebocoran gedung
|
5
|
Serangga & hewan pengerat
|
Memelihara dan mengoptimalkan sarana
pembasmi hewan
|
6
|
Jamur, lumut dan kelembaban yang berlebihan
|
Memberikan temperature yang layak berjarak
65 sampai 57 derajat Fahrenheit serta menjaga kelembaban sekitar 40%-50%
|
7
|
Debu
|
Menggunakan pembersih udara untuk mengurangi
debu
|
8
|
Cahaya
|
Membatasi pintu dan jendela yang mengarah ke
ruang penyimpanan arsip vital
|
9
|
Bahan kimia yang berbahaya
|
Hanya digunakan untuk duplikasi arsip vital.
|
Selain itu,
Mirmani mengemukakan bahwa ada berbagai macam pengukuran umum untuk melindungi
semua rekod, yaitu sebagai berikut:[27]
1.
Pengawasan dan
mengatur suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan.
2.
Pembatasan
cahaya.
3.
Menyaring
udara untuk mengurangi polusi udara dan mengurangi polutan dari wilayah
penyimpanan arsip.
4.
Melindungi
arsip dari bencana banjir.
5.
Mencegah
tumbuhnya jamur.
6.
Mengurangi
serangan serangga dan tikus.
7.
Melindungi
rekod dari kesalahan penanganan atau kejahatan.
Adapun rosedur
pelaksanaan program rekod vital, standar operasional prosedur harus
dikembangkan dan dituliskan untuk menyakinkan bahwa perlindungan rekod vital
dijalankan dengan sesungguhnya. Dalam prosedur harus mencakup:[28]
1.
Siapa yang
bertanggung untuk memelihara program rekod vital, dan siapa yang boleh
mengakses rekod vital.
2.
Sistem untuk
program rekod vital, di mana dan bagaimana rekod dicatat, bagaimana rekod
diakses dan bagaimana rekod itu disimpan.
3.
Prosedur untuk
memastikan rekod vital baru yang diidentifikasi dan tercaakup dalam program.
4.
Prosedur untuk
pemindahan rekod atau kopi untuk penyimpanan yang aman dan fasilitasnya
5.
Informasi yang
dicatat tentang rekod vital, mencakup:
a.
Kategori
rekod.
b.
Rujukan untuk
jadwal retensi.
c.
Informasi
tentang di mana kopi rekod diletakkan.
d.
Alasan untuk
perlindungan.
e.
Metode perlindungan,
termasuk jenis kopi (mikrofilm, media komputer, atau kertas bebas asam).
f.
Pendukung
rekod atau interpretasi rekod.
g.
Jangka waktu
retensi, dan
h.
Tinjau ulang
untuk mengecek apakah rekod tetap vital.
Jadi, perencanaan perlindungan rekod vital
adalah salah satu bagian dari kontigensi bencana atau peemulihan dari bencana.
E.
Proteksi Arsip
Vital Elektronik
Arsip vital elektronik
pada dasarnya sangat rentan terhadap kerusakan yang diakibatkan adanya bencana.
Oleh sebab itu, metode pencegahan yang dilakukan terkait dengan sarana yang
digunakan dalam menciptakan arsip elektronik. Berdasarkan media rekam yang
digunakan untuk menyimpan arsip elektronik dapat dibedakan menjadi tiga bagian,
yaitu yang terekam dalam media bentuk khusus, media magnetic (magnetig tape)
dan media optic (optical disc). Ada beberapa metode proteksi arsip vital
elektronik, yaitu sebagai berikut:[29]
1.
Metode Rekaman
Data
Metode ini
mengharuskan setiap arsip vital eletronik direkam pada beberapa media tertentu
dan dilakukan secara periodic mengingat sarana apapun yang digunakan untuk
merekam data elektronik itu tidak terlalu lama, bahkan menurut National
Bureau of Standar media lain hanya mampu menyimpan secara berkualitas tidak
lebih dari 7 tahun. Kerusakan biasanya disebabkan lokasi penyimpanan arsip
vital elektronik berada dalam temperature dan kelembaban yang tinggi, yang
berakibat pita mudah rusak dan dengan sendirinya informasinya pun akan rusak
juga.
2.
Microforms sebagai
Sumber Cadangan (Back-up Source)
Penggunaan microform
mempunyai beberapa keuntungan sebagai cadangan back-up data arsip
vital elektronik. Microform merupakan salah satu media terbaik untuk
menyimpan data vital yang mengutamakan masa simpan arsip yang lebih lama maupun
ruang penyimpanan yang terbatas.
3.
Perlindungan
File-File EDP
Perlindungan
pengolahan data elektronik arsip vital sangat penting, tidak hanya untuk
kepentingan pemilik informasi tetapi juga terkait waktu yang diperoleh dalam
memproses data. Jarak waktu yang terbentang dari 3 hingga 11 bulan memungkinkan
untuk menyusun kemballi file-file EDP milik organisasi. Perlindungan file-file
EDP juga sangat berhubungan lokasi dari computer tersebut. Penempatan komputer
yang menyimpan file-file EDP harus bebas dari ancaman kerusakan arsip yang
secara fisik menimpa computer, baik itu bahaya dan ancaman api dan air.
Sedangkan menurut Sulistyo-Basuki perlindungan
arsip elektronik, perlengkapan yang diperlukan yaitu:[30]
1.
Analisis
Aplikasi Komputer
Masing-masing
aplikasi computer harus dianalisis dan dipisahkan karena takut bila terjadi
bencana. Hal ini menyangkut: (a) persyaratan masing-masing aplikasi termasuk
perangkat keras, perangkat lunak, staf, dan media penyimpan, (b) apa yang akan
terjadi bila sistem tidak memiliki cadangan serta tidak ada rencana
menanggulanginya. Masing-masing aplikasi computer harus dikaji, lalu
diperhitungkan dampaknya bila terjadi bencana terhadap kegiatan badan
korporasi.
2.
Penyusunan
Prosedur
Prosedur
perlindungan mencakup rencana membuat cadangan, siapa yang menunjang sistem,
frekuensi pelaksanaan dan di mana informasi cadangan disimpan. Bila prosedur
pembuatan cadangan arsip vital elektronik sudah terbentuk dan kemudian
dikeluarkan, maka prosedur tersebut harus diikuti dengan seksama. Lokasi
penyimpanan harus aman dari bahaya api dan bencana lainnya seperti banjir,
tanah longsor, pencurian, vandalism, atau gempa bumi, dan lain-lain.
3.
Lokasi
Alternatif
Untuk
menentukan lokasi alternatif setelah terjadi bencana, perlu dipertimbangkan 8
faktor, yaitu:
Tabel 01
Lokasi Alternatif Setelah Terjadi
Bencana
No
|
Metode
|
Karakteristik
|
Keuntungan
|
Kerugian
|
1
|
Kesepakatan timbal balik
|
Kesepakatan antara dua badan
korporasi atau lebih yang setara untuk menyediakan waktu dan computer bila
ada yang mengalami bencana
|
Murah, tidak memerlukan biaya
tambahan
|
Perangkat lunak dan keras mungkin
berubah sesuai dengan perkembangan teknologi, mungkin kedua badan korporasi
sama-sama mengalami bencana, hanya untuk jangka pendek
|
2
|
Tempat yang dianggap tenang
|
Sebuah tempat alternatif tanpa
control lingkungan maupun perangkat keras
|
Murah, dapat digunakan oleh dua
badan korporasi atau lebih, berlangsung untuk jangka panjang
|
Bila berpatungan mungkin terjadi
bahwa dua badan korporasi akan menggunakannya pada waktu yang bersamaan
|
3
|
Tempat yang dipilih dengan
memperhitungkan beberapa factor
|
Sebuah tempat alternatif dengan
kendali lingkungan dan beberapa peripheral computer
|
Lebih mahal, dapat digunakan oleh
dua badan korporasi atau lebih, penggunaan jangka panjang
|
Bila berpatungan mungkin terjadi
bahwa dua badan korporasi menggunakannya pada waktu yang bersamaan
|
4
|
Tempat yang khusus dibuat
|
Fasilitas yang lengkap, siaga,
terus-menerus, siapa yang pertama datang dialah yang pertama yang dilayani
|
||
5
|
Persetujuan dengan penjaja
|
Badan korporasi yang berminat
mengontrak fasilitas badan korporasi yang dimiliki penjaja
|
Fasilitas sudah tersedia, biaya
lebih murah daripada pilihan lainnya
|
Mungkin kurang bermanfaat pada
jangka panjang, ketiadaan kesetaraan atau compatability, badan
korporasi lain mungkin juga melakukan kontrak dengan penjaja yang sama
|
6
|
Biro jasa komersial
|
Badan korporasi ini menyediakan
fasilitas pengolahan data
|
Hanya membayar waktu menggunakan
fasilitas, fasilitas tersedia langsung
|
Jasa badan korporasi
bermacam-macam, mungkin timbul masalah pengamanan data badan korporasi, bila
menggunakan jangka panjang, biaya akan lebih mahal, mungkin badan korporasi
yang disewa tidak memiliki fasilitas waktu dan pengolahan
|
7
|
Penggandaan lokasi
|
Duplikat data disimpan di tempat
lain yang masih menjadi bagian perpustakaan
|
Kesetaraan terjamin, data selalu
tersedia, mudah melakukan pengamanan, mudah pemakaiannya
|
Pilihan ini merupakan pilihan
paling mahal, harus mengusahakan agar ada kesetaraan melalui rekonfigurasi
dan pemutakhiran perangkat lunak
|
8
|
Elektronik
vaulting
|
Cadangan (back-up)
dilakukan berdasarkan waktu nyata (real-time basis), data
diduplikasikan dalam waktu nyata dan ditransfer ke tempat lain namun terkait
dalam sistem
|
Akses langsung, tape vaults dengan
fasilitas komunikasi
|
Sangat mahal, merupakan teknologi
baru untuk mencegah bencana.
|
4.
Rencana
Tindakan
Rencana
tindakan yang dibuat harus mencakup:
a.
Petugas yang
bertanggung jawab atas pembuatan cadangan arsip dinamis elektronik.
b.
Siapa yang
meninjau prosedur tersebut secara berkala
c.
Siapa yang
mengambil alih pimpinan bila terjadi bencana
d.
Prosedur
sesudah terjadi bencana
e.
Apa yang perlu
dilakukan secara sistematis
f.
Di mana,
bagaimana, mengapa, dan bagaimana arsip dinamis vital dilindungi, dan
g.
Proses
pemulihan yang dilakukan sesudah bencana.
5.
Uji Kesiagaan
Setelah
rencana menghadapi bencana dibuat maka rencana tersebut harus diuji. Uji ini
harus dilakukan sebelum terjadi bencana sesungguhnya. Penanggung jawab harus
membuat laporan yang mencakup keunggulan dan kelemahan rencana serta masalah
yang dihadapi ketika uji dilakukan. Uji kesiagaan harus dilakukan secara
berkala dan prosedur penanggulangan bencana harus selalu dimutakhirkan.
BAB III
PEMBAHASAN
Pada pembahasan ini penulis akan menyajikan teori-teori yang mendukung data yang diperoleh di
lapangan, berdasarkan hasil wawancara dengan bapak
Suhardo seorang arsiparis di Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta pada
hari Kamis tanggal 26 November 2015, pukul 08.30-10-15. WIB. Sistematika pembahasan ini akan dipaparkan secara deskriptif sesuai
dengan rumusan masalah.
A.
Proteksi Arsip
Vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Di Daerah Istimewa
Yogyakarta
Berdasarkan
hasil wawancara dengan bapak Suhardo, seorang arsiparis di Badan Perpustakaan
dan Arsip Daerah (BPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta pada hari Kamis tanggal 26 November 2015, pukul 08.30-10-15. WIB. Menurut bapak Suhardo pengelolaan arsip vital
lebih menekankan kepada metode bagaimana upaya untuk melindungi arsip vital.
Karena arsip vital itu ibarat mata uang yang tidak bisa dipisahkan, maksudnya
arsip vital itu tidak bisa dipisahkan dengan organisasi. Selain itu, menurut
bapak Suhardo, arsip vital itu adalah arsip yang sangat penting sekali, yang
pengaruhnya sangat besar terhadap masyarakat dan bangsa Negara, di dalam
Undang-Undang pun lebih mengutamakan kepada penjagaan atau perlindungan
terhadap arsip vital itu sendiri. Karena apabila arsip tersebut musnah, rusak
atau hilang maka organisasi itu akan terhenti aktivitasnya. Dan ketika
organisasi tersebut melakukan aktivitas transaksi maka akan menghasilkan suatu
bukti-bukti yang akan disimpan dalam file-file.
Bukti-bukti
itu nanti ada arsip kelas satu (1) yang dinamakan vital, arsip kelas dua (2)
yang dinamakan penting, arsip kelas tiga (3) yang dinamakan berguna, dan arsip
kelas empat (4) yang dinamakan tidak berguna.
Dan arsip vital tersebut informasinya masih berfungsi dinamis, maksudnya
arsip yang informasinya masih digunakan secara langsung oleh organisasi
pencipta arsip dalam rangka untuk mencapai tujuan yang diinginkan oleh
organisasi. Apabila arsip vital itu tidak dilindungi, maka organisasi itu akan
kehilangan asetnya, kehilangan kekayaanya, kehilangan hak-haknya, dan tidak
bisa melakukan operasionalnya, makanya di dalam record manajemen ada
program-program untuk menyelamatkan arsip vital tersebut. Hal tersebut sesuai
dengan pendapat Krihanta, bahwa arsip tersebut senantiasa berfungsi dan
dipergunakan untuk kepentingan operasional ataupun aktivitas suatu organisasi,
yaitu sebagai alat dasar manajemen yang meliputi kepentingan administrasi,
hukum, keuangan, penelitian, pendidikan atau ilmu pengetahuan.[31]
Menurut bapak
Suhardo, dalam melakukan perlindungan atau proteksi terhadap arsip vital
di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
(BPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), yaitu lebih mengutamakan fisik dari
arsip vital itu sendiri supaya tetap utuh tersimpan dan selamat dari berbagai
bencana, dan arsip vital itu disimpan pada setiap unit kerja yang selalu
memanfaatkan arsip vital tersebut.
Selanjutnya bapak
Suhardo, mengemukakan bahwa dalam memproteksi atau melindungi arsip vital di
Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta,
dilakukan dengan perencanaan yang matang, dengan di buat suatu prosedur supaya
apabila terjadi regulasi atau perubahan kepemimpinan, arsiparis selanjutnya bisa
melihat langsung prosedur tersebut. Di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
(BPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta, yaitu juga melakukan analisis resiko.
Maksudnya dengan melihat jenis bahaya apa yang akan terjadi bila informasi atau
arsip vital itu hilang atau musnah. Dengan adanya analisis resiko ini maka
ditetapkan suatu perlindungan baik perlindungan terhadap arsip vital itu
sendiri atau pengelolaan arsip lainnya, seperti arsip statis dan dinamis.
B.
Ciri-ciri dan Fungsi
Arsip Vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa
Yogyakarta
Berdasarkan
hasil wawancara dengan bapak Suhardo, ciri-ciri arsip vital yang dilindungi
atau diamankan di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa
Yogyakarta, yaitu ciri-cirinya, pertama, arsip tersebut sangat penting
dan berpengaruh bagi kelangsungan organisasi. Kedua, arsip itu tidak
dapat digantikan dengan arsip atau informasi yang lainnya. Ketiga, arsip
itu merupakan suatu asset bagi organisasi, karna apabila asset tersebut hilang,
maka organisasi atau lembaga akan merasa kehilangan kekayaannya, kehilangan
hak-haknya, dan tidak bisa melakukan operasional. Dan terakhir, arsip tersebut
dianggap sebagai arsip kelas satu (arsip yang sangat penting). Hal tersebut
sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh Krihanta, bahwa ciri-ciri arsip vital
yaitu:[32]
1.
Harus ada demi
kelangsungan hidup organisasi
2.
Fisik dan
informasinya memerlukan perlindungan dan pengamanan
3.
Fisik arsipnya
tidak dapat tergantikan
4.
Merupakan
asset bagi organisasi
5.
Memiliki
fungsi dinamis
6.
Diklasifikasikan
sebagai arsip tingkat/kelas satu
Sedangkan fungsi dari arsip vital itu menurut
bapak Suhardo di Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa
Yogyakarta, Sebagai asset organisasi dan sebagai memori organisasi, di mana
aktivitas yang dilakukan oleh organisasi akan menghasilkan bukti-bukti yang
akan disimpan dalam file-file, dan file-file tersebut untuk organisasi di masa yang
akan mendatang apabila dibutuhkan. Karena arsip vital fungsinya juga sebagai
bukti hukum, serta untuk melindungi kepentingan hak individu ataupun hak-hak
yang lainnya, misalnya arsip tentang surat tanah, dan arsip lainnya.
C.
Faktor-Faktor
yang Mempengaruhi Penetapan Metode Arsip Vital pada Badan Perpustakaan dan
Asrip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta
Faktor yang
mempengaruhi penetapan metode arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta, adalah karena kebutuhan akses, dan
yang memboleh mengakses arsip tersebut hanyalah orang-orang tertentu saja, dan
sebelum mengakses orang tersebut harus meminta izin dulu kepada penciptanya. Kebutuhan
akses ini harus disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Seperti arsip-arsip
yang berhubungan dengan pembuktian hukum, harus disajikan dalam bentuk
fisiknya, beda halnya dengan arsip vital yang di luar kepentingan hukum, bisa
disajikan dalam bentuk media komputer dengan cara arsiparis memperlihatkannya
saja.
Selain itu
menurut bapak Suhardo, faktor yang mempengaruhi penetapan metode arsip vital
itu adalah lamanya masa simpan, menurut bapak Suhardo, arsip vital tidak
selamanya akan disimpan, apabila tercipta arsip yang baru. Arsip vital juga
bisa musnah, disiang atau disusupkan apabila sudah tidak penting lagi. Dan
dalam memusnahkan arsip vital ini tidak ditentukan jadwal retensi, karena
tergantung pada penting atau tidaknya arsip vital tersebut.
Dan faktor
yang terakhir adalah karena kualitas fisik dari arsip vital tersebut. Sebab
apabila arsip vital tersebut selalu disajikan dalam bentuk fisik kepada
pengguna, maka lama-kelamaan arsip vital yang berbentuk fisik tersebut akan
menjadi rusak, oleh sebab itu diadakan penetapan untuk memproteksi atau
melindungi arsip vital tersebut supaya terhindar dari kerusakan.
D.
Bentuk-Bentuk
Metode yang Digunakan Untuk Melindungi Arsip Vital pada Badan Perpustakaan dan
Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta
Menurut bapak
Suhardo bentuk metode yang digunakan untuk melindungi arsip vital pada Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta, yaitu
menggunakan beberapa metode, yang pertama, metode duplikasi, maksudnya
arsip vital yang ada di BPAD di duplikasi atau digandakan untuk mengantisipasi
terjadinya kerusakan. Kedua, dilakukan pemencaran atau penyebaran arsip
vital ke tempat lain yang aman. Ketiga, pemindahan (transfer),
dalam mentransfer arsip vital ini dipindahkan ke tempat penyimpanan pusat arsip
(record center) atau lembaga komersial (lembaga yang bergerak di
bidang kearsipan).
Selain
menggunakan metode tersebut, banyak perlindungan yang dilakukan oleh Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta untuk
mencegah arsip vital itu rusak, misalnya dari segi fisik, Badan Perpustakaan
dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta melakukan pengawasan dan
mengatur kelembaban ruang penyimpanan, serta mengatur pencahayaan, menyaring
udara untuk mengurangi polusi udara terhadap penyimpanan arsip, melindungi
arsip dari bencana banjir, kebakaran, serangga atau hewan, tumbuhnya jamur, dan
yang terakhir melindungi arsip dari manusia yang menyalahgunakan arsip
tersebut.
E.
Proteksi Arsip
Vital Elektronik pada Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD) di Daerah
Istimewa Yogyakarta
Proteksi atau
perlindungan yang dilakukan terhadap arsip vital elektronik pada Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta yaitu dengan
cara mem-back-up arsip vital elektronik tersebut supaya apabila terjadi
kerusakan atau bencana sekaligus musibah yang lainnya, informasinya masih bisa
tetap diselamatkan, dan disimpan ke dalam server yang berbeda-beda.
Selain itu diusahakan direkam pada beberapa media tertentu, dan menjauhkan
media atau alat elektronik misalnya komputer yang di dalamnya berisi tentang
arsip vital dari bahaya yang akan menimpa seperti air dan api.
BAB IV
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Berangkat dari
uraian yang penulis paparkan pada Bab sebelumnya, maka secara umum dapat
disimpulkan bahwa proteksi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah
(BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta, yaitu sebagai berikut:
1.
Proteksi Arsip
Vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa
Yogyakarta
Proteksi atau
perlindungan terhadap arsip vital yang dilakukan oleh Badan Perpustakaan dan
Arsip Daerah (BPAD) Daerah Istimewa Yogyakarta (DIY), yaitu lebih mengutamakan
fisik dari arsip vital itu sendiri supaya tetap utuh tersimpan dan selamat dari
berbagai bencana, dan arsip vital itu disimpan pada setiap unit kerja yang
selalu memanfaatkan arsip vital tersebut. Dan dilakukan dengan perencanaan yang
matang, dengan di buat suatu prosedur supaya apabila terjadi regulasi atau
perubahan kepemimpinan, arsiparis yang melaksanakan tugasnya untuk melindungi
arsip vital tersebut bisa melihat langsung prosedur tersebut. Selain itu, juga melakukan
analisis resiko dengan melihat jenis bahaya apa yang akan terjadi bila
informasi atau arsip vital itu hilang atau musnah.
2.
Ciri-Ciri dan
Fungsi Arsip Vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di Daerah
Istimewa Yogyakarta
Ciri-ciri
arsip vital yang dilindungi atau yang diamankan oleh Badan Perpustakaan dan
Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta, yaitu pertama, arsip
tersebut sangat penting dan berpengaruh bagi kelangsungan organisasi. Kedua,
arsip itu tidak dapat digantikan dengan arsip atau informasi yang lainnya. Ketiga,
arsip itu merupakan suatu asset bagi organisasi, karna apabila asset
tersebut hilang, maka organisasi atau lembaga akan merasa kehilangan
kekayaannya, kehilangan hak-haknya, dan tidak bisa melakukan operasional. Keempat,
arsip tersebut dianggap sebagai arsip kelas satu (arsip yang sangat penting). Sedangkan
fungsi yaitu sebagai asset organisasi, sebagai memori organisasi, sebagai bukti
hukum, serta untuk melindungi kepentingan hak pribadi ataupun hak-hak yang
lainnya.
3.
Faktor-Faktor
Yang Mempengaruhi Penetapan Metode Arsip Vital pada Badan Perpustakaan dan
Asrip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta
Faktor yang
mempengaruhi penetapan metode arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta, adalah karena kebutuhan akses,
lamanya masa simpan, dan faktor yang terakhir adalah karena kualitas fisik dari
arsip vital tersebut. Sebab apabila arsip vital tersebut selalu disajikan dalam
bentuk fisik kepada pengguna, maka lama-kelamaan arsip vital yang berbentuk
fisik tersebut akan menjadi rusak.
4.
Bentuk-Bentuk
Metode Yang Digunakan Untuk Melindungi Arsip Vital pada Badan Perpustakaan dan
Arsip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta
Bentuk metode
yang digunakan untuk melindungi arsip vital pada Badan Perpustakaan dan Arsip
Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta, yaitu menggunakan metode
duplikasi, metode pemencaran atau penyebaran arsip vital ke tempat lain yang
aman. Ketiga, pemindahan (transfer), dalam mentransfer
arsip vital ini dipindahkan ke tempat penyimpanan pusat arsip (record center)
atau lembaga komersial. Selain menggunakan metode tersebut, perlindungan yang
dilakukan untuk mencegah arsip vital itu rusak, yaitu melakukan pengawasan dan
mengatur kelembaban ruang penyimpanan, serta mengatur pencahayaan, menyaring
udara untuk mengurangi polusi udara terhadap penyimpanan arsip, melindungi
arsip dari bencana banjir, kebakaran, serangga atau hewan, tumbuhnya jamur, dan
yang terakhir melindungi arsip dari manusia yang menyalah gunakan arsip.
5.
Bagaimanakah Proteksi
Arsip Vital Elektronik pada Badan Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD) di
Daerah Istimewa Yogyakarta
Proteksi atau
perlindungan yang dilakukan oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di
Daerah Istimewa Yogyakarta terhadap arsip vital elektronik yaitu dengan cara
mem-back-up arsip vital elektronik tersebut dan disimpan ke dalam server
yang berbeda-beda. Selain itu diusahakan direkam pada beberapa media
tertentu, dan menjauhkan media atau alat elektronik misalnya komputer yang di
dalamnya berisi tentang arsip vital dari bahaya yang akan menimpa seperti air
dan api.
B.
Saran
Ada beberapa
hal yang dapat penulis sarankan sebagai bagian penutup dari peneltian ini,
yaitu:
1. Arsiparis diharapkan agar terus berupaya
meningkatkan analisis resiko dengan cara melihat jenis ancaman bahaya yang
kemungkinan menyebabkan kerusakan atau kehilangan informasi yang ada pada arsip.
2. Arsiparis diharapkan agar terus berupaya melindungi
arsip-arsipnya karena arsip vital benar-benar bernilai guna untuk kelangsungan
hidup organisasi, yang secara proporsional untuk kepentingan pertanggungjawaban
dalam situasi apapun.
3. Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah (BPAD) di
Daerah Istimewa Yogyakarta diharapkan, agar terus meningkatkan perlindungan
serta pencegahan terhadap arsip vital dengan selalu melakukan pengawasan dan
melindungi arsip dari manusia yang menyalah gunakan arsip vital serta
menetapkan metode untuk melindungi arsip vital.
DAFTAR PUSTAKA
Amsyah, Zulkiflih. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama. 2003.
ANRI, Terminologi Kearsipan
Nasional. Jakarta: ANRI, 2002.
Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan: Untuk Lembaga Negara,
Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara. 1997.
Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Tanggerang Selatan:
Universitas Terbuka. 2013.
Lasa HS. Kamus Kepustakawanan Indonesia. Yogyakarta: Pustaka
Book Publisher. 2009.
Meilita, Weni. Skripsi. Program Arsip Vital: Studi Kasus Lembaga
Pengembangan Perbankan Indonesia. Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Program
Studi Ilmu Perpustakaan Depok. 2012.
Mirmani, Anon. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas
Terbuk. 2011.
-------------------. Pengawasan Kearsipan. Tanggerang
Selatan: Universitas Terbuka. 2014.
Rustam, Muhammad. Pengelolaan Arsip Elektronik. Tanggerang
Selatan: Universitas Terbuka. 2014.
Soerotani, Suhardo. Arsip Vital Sebagai Darah Kehidupan Organisasi.
Dalam http://www.bpadjogja.info/public/article/106/8acbaed284b32759c41a23696c3ca837.pdf. Di akses pada tanggal 15 November
2015. Pukul 11.00 wib.
Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia
Pustaka Utama. 2003.
------------------. Pengantar Ilmu Kearsipan. Tanggerang
Selatan: Universita Terbuka. 2013.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan.
Widyawan, Rosa. Pelayanan
Refrensi Berawal Dari Senyuman. Bandung: CV Bahtera Ilmu. 2012.
LAMPIRAN
PROFIL NARASUMBER
Nama : Suhardo
TTL : Kulon Porogo 03 Juni 1981
Agama : Islam
Pendidikan : S1 (Administrasi Negara)
Jabatan : Arsiparis Ahmadia
Instansi : Badan
Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta
Foto penulis
dengan bapak Suhardo, A. Md, waktu melakukan wawancara di Badan
Perpustakaan dan Asrip Daerah (BPAD) di Daerah Istimewa Yogyakarta.
[4] Muhammad Rustam. Pengelolaan
Arsip Elektronik. (Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka. 2014). Hlm. 1.3
[6] Rosa Widyawan. Pelayanan Refrensi
Berawal Dari Senyuman. (Bandung: CV Bahtera Ilmu. 2012). Hlm. 21.
[7] Anon Mirmani. Pengantar
Kearsipan. (Jakarta: Universitas Terbuka). 2011. Hlm. 1.11
[8] Weni Meilita. Skripsi. Program Arsip Vital: Studi Kasus Lembaga
Pengembangan Perbankan Indonesia. Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya, Program
Studi Ilmu Perpustakaan Depok. 2012. Hlm. 1-2
[9] Suhardo Soerotani. Arsip Vital Sebagai
Darah Kehidupan Organisasi. Dalam http://www.bpadjogja.info/public/article/106/8acbaed284b32759c41a23696c3ca837.pdf. Di akses
pada tanggal 15 November 2015. Pukul 11.00 wib.
[10] Krihanta. Pengelolaan Arsip
Vital. (Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka). 2013. Hlm. 1.17
[11] Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu
Kearsipan. (Tanggerang Selatan: Universita Terbuka). 2013. Hlm. 6.33
[12] Krihanta. Pengelolaan Arsip
Vital..., hlm.7.3
[15] Undang-Undang
Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. Hlm. 3
[17] Basir Barthos. Manajemen
Kearsipan: Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. (Jakarta:
Bumi Aksara. 1997). Hlm. 11
[18] Krihanta. Pengelolaan Arsip
Vital…, hlm.2.3
[20] Anon Mirmani. Pengantar
Kearsipan…, hlm. 6.24
[21] Krihanta. Pengelolaan Arsip
Vital…, hlm. 2.13
[22] Krihanta. Pengelolaan Arsip
Vital…, hlm. 7.4
[24] Krihanta. Pengelolaan Arsip
Vital…, hlm. 7.6
[25] Sulistyo-Basuki. Pengantar Ilmu
Kearsipan.., hlm. 6.39
[26] Krihanta. Pengelolaan Arsip
Vital…, hlm. 7.8
[27] Anon Mirmani. Pengawasan
Kearsipan. (Tanggerang Selatan: Universitas Terbuka. 2014). Hlm. 2.33
[28] Anon Mirmani. Pengantar
Kearsipan…, hlm. 6.26.
[29] Krihanta. Pengelolaan Arsip
Vital…, Hlm. 8.5-8.6
[30] Sulistyo-Basuki. Manajemen
Arsip Dinamis. (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2003). Hlm. 240
Tidak ada komentar:
Posting Komentar